viernes, 25 de noviembre de 2011

¿Qué es un sistema de gestión de archivos?

Sistemas de Gestión de Archivos (File Management Sytems)





Un sistema de gestión de archivos es aquel sistema software que provee servicios a los usuarios y aplicaciones en el uso de archivos. El único camino que tiene el usuario o la aplicación tiene para acceder a los archivos es a través de un sistema de gestión de archivos. Esto revela para el usuario o programador la necesidad de desarrollar software de propósito especial para cada aplicación y provee al sistema un medio de controlar su ventaja más importante.

Estos son los objetivos de un sistema de gestión de archivos:

  • Cumplir con las necesidades de gestión de datos y con los requisitos del usuario, que incluye el almacenamiento de, datos y la capacidad de ejecutar las operaciones en la lista precedente.
  • Garantizar, en la medida de lo posible, que el dato en el archivo es valido.
  • Optimizar el rendimiento, ambos desde el punto de vista del sistema en términos de productividad global, y como punto de vista del usuario en tiempos de respuesta.
  • Para proveer soporte de E/S para una variedad de tipos de dispositivos de almacenamiento.
  • Para minimizar o eliminar la posibilidad de perdida o destrucción de datos.
  • Para proveer un conjunto estándar de rutinas de E/S.
  • Para proveer soporte de E/S para múltiples usuarios, en caso de sistemas multiusuarios.

Ventajas y Desventajas

Ventajas
  • Sencillez y accesibilidad: de una forma sencilla y rápida se tiene acceso a toda la documentación de la empresa.
  • Seguridad: la información se encuentra más segura contra pérdidas, y contra accesos no autorizados.
  • Ahorro: reducción del espacio físico de almacenamiento, y del tiempo empleado en hacer búsquedas y en almacenar información sin salir de su oficina.
  • Uso compartido: La documentación es accesible por todos y como recurso colectivo. Esto evita duplicaciones, gastos en copias, etc.
  • Productividad mejorada: la productividad mejora al tener un acceso más eficiente y rápido a la información.

Desventajas


Si bien es cierto de las desventajas más comunes que tiene la aplicación de una nueva tecnología es el factor económico.
  • Coste de implantación: Implantar uno de estos sistemas puede suponer un alto costo económico.
  • Tiempo de implantación: si el volumen de datos a introducir en el sistema la primera vez es muy grande, puede llevar mucho tiempo y recursos esta digitalización.

Aplicaciones en los Negocios

La Gestión Documental proporciona una solución integral para la gestión de todo tipo de documentos utilizados en una organización. Archivos administrativos, contables, documentación técnica y cualquier otro documento manejado en el negocio.

Permite mantener un control sobre los documentos de facturas, remitos y pedidos de una empresa, gestionando diferentes permisos para que personas de diferentes departamentos puedan acceder a unos y otros.

Integra cualquier tipo de documentación permitiendo al usuario una gestión homogénea y transparente independientemente de su origen.

Incorporar documentos de orígenes y formatos diversos como: papel, fax, listados, EDI, procesador de textos y hojas de cálculo.
Todos los documentos: se pueden archivar como una imagen en formato PDF del documento, permitiendo su lectura e impresiones futuras y su fácil distribución, gracias a que los lectores del formato PDF, son mundialmente conocidos y de libre distribución (estándar).

Las bases de datos: tienen en la actualidad un gran protagonismo en los sistemas de Gestión Documental. La aparición de la informática en las empresas involucra ampliamente a la gestión documental y en algunos casos las bases de datos están reemplazando a los documentos como un soporte de información en las organizaciones.

Los programas: utilizados para la gestión de la documentación se pueden mencionar los escáneres o también llamados dispositivos de digitalización en donde los documentos originales son preparados para ser digitalizados, luego guardados y posteriormente almacenados.

Las redes informáticas: permiten que los usuarios puedan acceder a la información que se encuentra almacenada en los servidores como también la utilización de Internet como un medio de acceso.

Los usuarios: pueden acceder a la base de datos por medio de una cuenta en donde podrán realizar la consulta que necesiten considerando los niveles de seguridad asignados para cada una de las cuentas.

Los servidores: son los que contienen la información digitalizada, los cuales permitirán que los usuarios finales se conecten al mismo para poder acceder a la misma, en donde se podrá modificar o en todo caso solamente revisar.

En referencia al software utilizado: se trata de programas que sirven de apoyo para la gestión de la documentación manejada por la empresa. En el mercado se pueden encontrar diversas soluciones informáticas para la gestión documental, la administración de archivos, entre otras operaciones. 

Proveedores

Nacionales

SIF AMERICA S.A. para su producto Sm@rc - Smart Archive
http://www.sif.com.py/index.php?task=products&product=smarc

Data Systems
http://www.data.com.py/home.htm

Century Systems, producto EDM
http://www.century.com.py/productos/admin_digit_docs.html

Internacionales

MICROSOFT, con su producto SharePoint
http://sharepoint.microsoft.com/es-es/Paginas/default.aspx

INTELI8 de Ecuador, con su producto ImageNow
http://www2.inteli8.com/index.php?

NEXO IT de Uruguay, con su producto Form
http://nexoit.com.uy/form.htm

MICROFILE de Uruguay, productos EDM File Solution
http://www.microfile.com.uy/pags/productos.htm

DOCUDIGITAL de Colombia
http://www.docudigital.com/quienessomos.html

Otros proveedores y aplicaciones de gestión documental libres

Alfresco: Gestor documental parte de una suite de gestión de contenidos, que también incluye gestión de imágenes y gestión de contenidos web.
http://www.alfresco.com/es/products/document-management/

OpenKM: Gestión documental online. Toda la gestión realizada a través de web. Permite hacer pruebas con usuarios de prueba.
http://www.openkm.com/

Nuxeo: Gestor de contenidos completo, con funcionalidades adicionales a la gestión documental.
http://www.nuxeo.com/en

jLibrary: Gestor de documentos online. Tiene versión de prueba.
http://sourceforge.net/projects/jlibrary/

Tiempo de implementación

Aproximadamente desde 4 meses a más teniendo en cuenta lo siguiente el tamaño y negocio de la empresa y si se desarrollará un sistema a medida o implementará un sistema genérico.


Algunos paso a seguir:
PASO 1: DEFINIR EL ALCANCE (2 semanas)
Determinar que áreas del negocio se pueden beneficiar con un sistema de gestión de imágenes. Atender a las funciones empresariales que pueden ser mejoradas con la solución.
PASO 2: REVISAR EL ENTORNO ACTUAL (1 mes)
Analizar el flujo de información. Generar estadísticas sobre el volumen de documentos manejados y los requerimientos de acceso de los usuarios. Cuestiones como ¿a qué documentos acceden? ¿con que periodicidad, y durante cuanto tiempo? ¿a quién se envían los documentos? ¿que antigüedad tienen los documentos? y ¿por qué se necesita acceder a ellos?
PASO 3: DESARROLLAR UN DISEÑO CONCEPTUAL (1 mes)
Generar un diseño de alto nivel del flujo de trabajo relacionado con documentos en el sentido de simplificar el proceso actual, automatizar las funciones relacionadas con el papel mediante tecnología de proceso de imágenes e integrar el sistema resultante en la estructura actual de la empresa.
PASO 4: ANALISIS TECNICO Y ECONOMICO (2 semanas)
Revisar la arquitectura de sistemas existente, inventariando las plataformas desktop, de servidores y de red. Identificarse los componentes -estaciones de trabajo, escaners, impresoras, redes y servidores- que tienen que adquirirse o modificarse.
PASO 5: DESARROLLAR UNA IMPLEMENTACION APROXIMADA (1 mes)
Desarrollar un prototipo de bajo coste y con escaso riesgo, que involucre poco personal del departamento de informática y un número limitado de usuarios.
Implementar la aplicación en un departamento operativo, trabajando como si el sistema fuera parte de la estructura de proceso.
Por último, debe considerarse la generalización del sistema, estipulando dónde y cómo debe instalarse, y las peculiaridades de cada aplicación individual.
PASO 6: OBTENER LA APROBACION DEL PROYECTO (1 mes)
Para obtener el visto bueno de la dirección es necesario demostrar los beneficios y ventajas operativas de la adopción de un sistema de gestión de imágenes.
PASO 7: DIGITALIZAR LOS DOCUMENTOS YA EXISTENTES (varía dependiendo del volumen de documentos)